Introduzione innovativa di 1500 computer portatili presso BDO Svizzera

"Je travaille depuis 25 ans dans le département informatique de BDO Suisse - et jamais un déploiement n'a fonctionné aussi bien que celui en cours", se réjouit Stefan Glauser, chef de projet informatique chez BDO. Depuis une dizaine d'années déjà, tous les collaborateurs de l'entreprise d'audit et de fiduciaire travaillent avec un matériel informatique uniforme. A l'époque, se souvient Stefan Glauser, l'équipe informatique a passé des jours et des nuits à installer plus de 1000 nouveaux clients, à les amener sur les différents sites et à les mettre en service - un processus extrêmement coûteux et chronophage.

Le dernier déploiement de nouveaux clients, il y a quatre ans, a également nécessité un grand investissement en personnel de la part du service informatique. "Depuis, nous avons cherché des solutions pour rendre ce processus plus simple et plus efficace", explique Glauser. Pour le remplacement actuel des quelque 1500 ordinateurs portables, l'équipe informatique de BDO a donc développé, en collaboration avec CBA Computer Broker AG, une solution qui se distingue à plusieurs égards de la procédure précédente.

Le déploiement actuel a débuté en décembre 2022. L'ensemble du processus logistique - le reconditionnement et le réemballage des nouveaux appareils, le traitement des commandes et la livraison des nouveaux appareils aux collaborateurs, la reprise, l'effacement certifié et le nettoyage des appareils usagés ainsi que, le cas échéant, le renvoi des appareils usagés aux collaborateurs - a été pris en charge par CBA Computer Broker AG.

Le staging - c'est-à-dire la mise en place des nouveaux appareils et le transfert des données - n'a plus été effectué de manière centralisée par l'équipe informatique de BDO : grâce à des solutions logicielles telles que Microsoft Intune et Autopilot, et à l'aide d'instructions simples, les collaborateurs se sont chargés eux-mêmes de ce processus, confortablement installés au bureau ou chez eux, tout en continuant à travailler avec leurs anciens appareils.

Le nouveau déploiement a donc apporté des simplifications à l'équipe informatique et aux collaborateurs, mais a nécessité une préparation minutieuse et un examen approfondi de tous les processus. Plusieurs tests, notamment avec la direction et l'équipe informatique de BDO, ont mis en évidence les éventuels points faibles et le potentiel d'amélioration.

Mais le projet n'était pas seulement une nouveauté pour BDO Suisse, mais aussi pour CBA Computer Broker AG, dont le siège est à Volketswil, comme l'explique la responsable de projet Snezana Stojadinovic : "Nous avons donc nous aussi effectué de nombreux tests en interne. Nous avons notamment affiné de plus en plus les processus de l'entrepôt et de la logistique, ce qui nous a permis d'augmenter l'efficacité.

Les collaborateurs ont en outre reçu une formation spéciale. La gestion du personnel a constitué un défi particulier : nous devions pouvoir faire appel à des collaborateurs supplémentaires de manière flexible en cas de gros volume de commandes".

En fait, la CBA a pris en charge de nombreux travaux avant et pendant le déploiement afin de garantir des processus aussi efficaces que possible et la qualité des processus. Avant le début du roll-out, il s'agissait de définir en détail tous les processus de traitement et de planifier ou programmer en interne les étapes de travail correspondantes. Ainsi, le processus de commande BDO a été intégré dans les processus internes de CBA.

La création d'étiquettes et de listes récapitulatives ainsi que l'inventaire ont été automatisés et un système de suivi pour tous les collaborateurs de BDO a permis de connaître à tout moment les numéros de série des appareils, leur statut et les rappels. "Nous avons également beaucoup travaillé sur l'assurance qualité", explique Snezana Stojadinovic. "Les responsables de projet de BDO recevaient en permanence des messages automatisés sur l'état d'avancement du projet, le contrôle de la qualité et des rapports généraux".

Le déploiement proprement dit a débuté avec la livraison des nouveaux ordinateurs portables directement à la CBA. Les collaborateurs de la CBA ont réceptionné les nouveaux ordinateurs portables, scanné les numéros de série, vérifié qu'ils n'avaient pas été endommagés pendant le transport, les ont stockés dans une zone sécurisée et ont établi un inventaire - avec toujours un retour d'information à BDO.

Lors de la réception de la commande, chaque ordinateur portable a été envoyé avec des instructions bilingues rédigées par BDO pour la mise en place et le transfert des données, une étiquette de retour pour l'appareil usagé ainsi qu'un petit mot doux.

"Les collaborateurs de BDO ont passé la commande de leur nouvel ordinateur portable via notre Intranet. Chaque matin à 8 heures, la CBA recevait une liste de commande générée automatiquement. Celle-ci indiquait quel collaborateur avait commandé quel appareil - 13,3 ou 16 pouces - et si la personne concernée souhaitait racheter son ancien appareil", explique Stefan Glauser, spécialiste en informatique.

Si c'était le cas - environ 40% des collaborateurs ont profité de cette offre -, CBA se chargeait non seulement de l'effacement certifié et du nettoyage des ordinateurs portables, mais aussi de leur renvoi aux collaborateurs et de la facturation.

CBA a également assuré l'assistance pour ces appareils remis à neuf, de sorte que l'équipe informatique de BDO a pu se concentrer entièrement sur les nouveaux ordinateurs portables. Les appareils qui n'ont pas été rachetés ont également été certifiés par la CBA et remis en état pour être revendus à l'étranger ou dans la boutique des collaborateurs de BDO, qui est gérée par la CBA.

"Même avec un grand nombre de commandes, nous avons réussi à maintenir des délais de livraison très courts : Les collaborateurs de BDO ont dû attendre au maximum trois jours après la commande pour recevoir leur nouvel ordinateur portable. Et un seul appareil s'est perdu par la poste, mais nous avons pu rapidement régler ce problème avec la Poste", explique avec une fierté justifiée Mme Stojadinovic, chef de projet CBA.

Grâce à l'efficacité des processus, 900 ordinateurs portables ont ainsi déjà pu être envoyés entre mi-décembre et fin décembre 2022, puis 400 autres en janvier 2023 et encore 200 en mai.

"C'est une très bonne avancée du projet, car en trois mois, nous avons pu équiper 90% des collaborateurs avec les nouveaux appareils", se réjouit l'informaticien Glauser. Grâce aux rapports automatisés de CBA, les responsables de BDO ont été informés à tout moment de l'avancement du projet.

"La communication s'est déroulée sans problème et la collaboration avec la CBA a été très agréable", confirme Glauser. "Lors du dernier déploiement, il y a quatre ans, CBA s'était déjà chargée pour nous de la suppression certifiée et du remarketing des appareils usagés. Nous étions déjà très satisfaits de la collaboration à l'époque. Le rollout actuel a été un défi pour tous les participants - mais ensemble, nous avons mené ce grand projet avec beaucoup de succès".